SEGURIDAD
1.- Seguridad y acceso limitado a los DOCUMENTOS.
2.- Localización de DOCUMENTOS. No encontrar un DOCUMENTO es como no tenerlo, localizarlo en el tiempo adecuado aporta la seguridad al sistema.
2.- Recuperación de DOCUMENTOS eliminados.
3.- Registro y trazabilidad de accesos y modificaciones. Mediante versiones o simplemente mediante
4.- Gestión de BACKUP centralizado.
| AHORRO
1.- Ahorro en tiempo de búsqueda. Acceso a los DOCUMENTOS archivados de un modo casi instantáneo.
2.- Ahorro de papel y/o costes de impresión, al trabajar de un modo digital de manera preferente.
3.- Ahorro en espacio. El almacenaje de documentación puede llegar a ocupar un espacio importante de la organización, con los costes de alquiler o desaprovechamiento que eso implica.
4.- Ahorro en comunicación.
|
SISTEMATIZACIÓN
1.- Mejora de calidad. La sistematización en la localización de los documentos, permite una rápida respuesta
2.- Independencia de la persona. Mantener un sistema de gestión organizado implica la despersonalización de la tarea en el sentido de dependencia de una persona singular. Cuando esta persona está de baja o de vacaciones, aumentan los problemas de localización de documentación o simplemente, clientes desatendidos.
3.- Mejor ambiente empresarial. La pérdida de un documento, genera situaciones de estrés en la organización, provocando el empeoramiento de las relaciones entre las mismas personas de un equipo.
4.- Cumplimiento de normativas. El uso de esta gestión documental permite cumplir con normativas vigentes que de otro modo es materialmente imposible, como son normas de calidad o de Protección de Datos Personales.
|
